Bloomberg Technoz, Jakarta - Saat Anda mengambil keputusan untuk meninggalkan tempat kerja saat ini, surat resign atau pengunduran diri menjadi salah satu hal penting yang harus dipersiapkan. Surat ini ditujukan kepada atasan serta HRD perusahaan sebagai pemberitahuan bahwa Anda akan berhenti dari pekerjaan Anda.

Ada banyak alasan yang bisa mendorong seseorang untuk mengundurkan diri dari pekerjaannya saat ini. Mulai dari mendapat tawaran pekerjaan yang lebih baik di tempat lain, merasa lingkungan kerja tidak sehat, merasa tidak cocok dengan pekerjaan atau tidak ada perkembangan, hingga jarak kantor yang terlalu jauh. Tapi, apa pun alasannya, penting untuk membuat surat resign.

Pengunduran diri dari pekerjaan artinya Anda memutuskan hubungan kerja dengan perusahaan tersebut. Ini berarti hak dan kewajiban Anda akan berakhir. Biasanya, surat resign harus diajukan sebelum masa pengunduran diri, yang umumnya adalah satu bulan sebelum Anda berhenti bekerja.

Surat resign memiliki peran administratif yang penting untuk memberitahu atasan dan HRD bahwa Anda memutuskan untuk berhenti dari perusahaan.

Ketika surat resign diberikan kepada atasan atau HRD, itu sekaligus menjadi pemberitahuan bagi perusahaan untuk segera mencari pengganti. Karena perusahaan membutuhkan waktu untuk mencari karyawan baru, pengajuan surat resign tidak bisa dilakukan secara mendadak. Hal ini juga penting agar hubungan Anda dengan perusahaan tetap baik meskipun Anda tidak bekerja di sana lagi.

Surat resign atau pengunduran diri perlu disusun dengan baik dan sopan. Ini penting untuk menunjukkan bahwa Anda adalah seorang profesional. Tindakan ini tidak hanya akan meninggalkan kesan positif di tempat kerja lama, tapi juga menjadi sikap yang penting sebelum bergabung dengan perusahaan baru.

Persiapkan hal-hal berikut sebelum membuat surat resign:

1. Menulis Surat Resign

Pastikan surat yang Anda tulis memberikan kesan baik kepada perusahaan. Pilih kata-kata dengan bijak dalam menyusun surat pengunduran diri sebelum disampaikan kepada atasan dan HRD

2. Tentukan Waktu yang Tepat untuk Bertemu Atasan

Sampaikan niat Anda untuk mengundurkan diri dengan baik kepada atasan. Meskipun tidak mudah, Anda bisa mencari waktu yang tepat untuk bertemu atasan. Carilah saat atasan tidak sedang sibuk, memiliki suasana hati yang baik, atau tidak memiliki janji pertemuan dengan orang lain.

Anda juga bisa membuat janji pertemuan melalui email atau telepon terlebih dahulu. Saat waktu sudah tepat, sampaikan alasan pengunduran diri kepada atasan.

3. Patuhi One Month Notice

Peraturan pemerintah mengatur bahwa pengunduran diri harus dilakukan dengan memberikan pemberitahuan selambat-lambatnya 30 hari sebelum tanggal pengunduran diri. Anda harus tetap menjalankan kewajiban Anda hingga tanggal tersebut.

Mengikuti aturan one month notice sebelum resign dari perusahaan lama sangat dianjurkan.

4. Periksa Kontrak

Sebelum mengundurkan diri, periksa kontrak yang sudah Anda tandatangani pada awal masa kerja. Ini penting untuk mengetahui apakah ada sanksi atau denda jika Anda mengundurkan diri sebelum kontrak berakhir.

Biasanya, konsekuensi dari pengunduran diri sebelum kontrak berakhir adalah penggantian gaji untuk periode tertentu atau membayar nilai gaji yang tersisa dari masa kontrak.

5. Perhatikan Kebijakan Pengunduran Diri

Setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda, termasuk waktu yang diberikan untuk pengunduran diri. Ada yang mewajibkan pemberitahuan dua bulan sebelum resign. Berikan informasi ini jauh-jauh hari sebelum Anda mengundurkan diri.

6. Delegasikan Pekerjaan

Jika Anda sudah mengetahui siapa yang akan menggantikan posisi Anda, luangkan waktu untuk membantu mereka memahami tugas-tugas yang akan dijalankan. Ini akan mempermudah proses transisi.

Jika tidak bisa memberikan panduan langsung, buatlah panduan kerja atau kontak yang bisa dihubungi jika ada pertanyaan. Meskipun bukan kewajiban, ini akan meninggalkan kesan profesional kepada rekan kerja Anda.

Ada beberapa jenis surat resign:

One Month Notice

Surat resign umumnya mengacu pada sistem pemberitahuan satu bulan sebelum resmi mengundurkan diri dari perusahaan. Ini memberi waktu bagi perusahaan untuk mencari pengganti Anda.

Two Weeks Notice

Selain satu bulan, ada juga pemberitahuan dua minggu sebelum Anda mengundurkan diri. Ini terkesan lebih mendadak. Namun, pastikan memiliki alasan yang jelas dan logis untuk disampaikan kepada perusahaan.

Hal yang Harus Dilakukan Sebelum Resign:

• Tetap menjaga hubungan baik dengan rekan kerja dari perusahaan lama
• Tetap bekerja secara profesional hingga hari terakhir Anda di perusahaan lama
• Hapus file pribadi dari perangkat kerja Anda
• Bawa barang pribadi dari tempat kerja lama.

Hal yang Tidak Boleh Dilakukan:

• Jangan membicarakan hal negatif tentang atasan
• Pastikan atasan mengetahui rencana Anda untuk mengundurkan diri, jangan sampai dia tahu dari orang lain
• Hindari perilaku negatif hingga hari terakhir bekerja.

Format dan Isi Surat Resign:

• Nama kota dan tanggal
• Nama perusahaan dan alamatnya
• Salam pembuka
• Alasan pengunduran diri
• Tanggal terakhir bekerja
• Permohonan maaf dan terima kasih
• Salam penutup dan tanda tangan.

Contoh-contoh Surat Resign:

1. Contoh Surat Resign Sederhana

Jakarta, 13 Desember 2023

Kepada Yth,

Kepala HRD (Perusahaan Anda) / (nama atasan langsung Anda dan jabatannya)

di (Lokasi Perusahaan Anda)

Dengan hormat,

Melalui surat tertulis ini, saya atas nama (Nama Anda) bermaksud untuk mengajukan permohonan pengunduran diri dari posisi (masukkan jabatan Anda) di (masukkan nama perusahaan).

Saya mengajukan pengunduran diri karena ingin menjalankan bisnis sendiri. Melalui surat ini, saya juga ingin mengabarkan bahwa hari terakhir saya bekerja adalah tanggal (masukkan tanggal).

Saya ucapkan terima kasih atas kesempatan kerja yang telah diberikan kepada saya selama 5 tahun ini. Saya mohon maaf jika selama saya bekerja banyak melakukan kesalahan yang mungkin merugikan pihak perusahaan.

Demikian surat ini saya buat tanpa ada paksaan dari orang lain, semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu. Semoga (Perusahaan Anda) akan semakin berkembang dan maju.

Hormat Saya,

(Nama Anda)

2. Contoh Surat Resign Resmi

Jakarta, 29 Agustus 2022

Kepada Yth,

HRD (Perusahaan Anda) / (nama atasan langsung Anda dan jabatannya)

di (Lokasi Perusahaan)

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama: Nama Anda

Departemen: Departemen Anda

Jabatan: Jabatan Anda

No Induk Karyawan: NIK Anda

ingin mengajukan pengunduran diri dari pekerjaan dengan alasan mendapat tawaran kerja baru di perusahaan lain. Melalui surat ini, saya juga ingin mengabarkan bahwa hari terakhir saya bekerja adalah tanggal (masukkan tanggal).

Adapun surat ini dibuat berdasarkan dengan ketentuan dan kontrak kerja yang tertulis pada surat kesepakatan bersama antara karyawan dan perusahaan. Surat ini juga dibuat berdasarkan dengan Undang-Undang kerja dan sesuai dengan prosedur hubungan Industrial (Perusahaan Anda) tanpa ada tendensi apapun yang tersembunyi di dalamnya.

Demikian surat ini saya buat tanpa ada paksaan dari orang lain. Semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu.

Hormat saya,

(Nama Anda)

3. Contoh Surat Resign Profesional

Jakarta, 29 Agustus 2022

Yth, HRD / (nama atasan langsung Anda dan jabatannya)

PT (Perusahaan Anda)

di tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama: Nama Anda

Tempat, tanggal lahir: Tempat, Tanggal Lahir

Alamat : Alamat Lengkap Anda

Departemen : Departemen Anda

Bermaksud untuk mengajukan permohonan mengundurkan diri dari PT (Perusahaan Anda), karena adanya masalah pribadi yang tidak bisa dijelaskan. Namun, saya berterima kasih karena selama saya bekerja di PT (Perusahaan Anda) ini, saya menerima banyak ilmu dan pengalaman kerja. Sehingga saya ingin menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada seluruh rekan kerja yang ada.

Sekian surat pengunduran diri saya. Tak lupa juga saya mohon maaf sebesar-besarnya atas kesalahan yang saya perbuat.

Hormat saya,

(Nama Anda)

4. Contoh Surat Resign Bahasa Inggris

August 29th, 2022

Dear (nama atasan)

Please accept this letter as formal notification of my intention to resign from my position as [jabatan] in [nama perusahaan]. My final day will be [date of last day] as per my notice period.

I would like to thank you for the opportunity to have worked in the position for the past [time in employment]. I have learned a great deal during my time here and have enjoyed collaborating with my colleagues. I will take a lot of what I have learned with me in my career and look back at my time here as a valuable period of my professional life.

During the next [notice period in weeks], I will do what I can to make the transition as smooth as possible and will support in whatever way I can to hand over my duties to colleagues or to my replacement. Please let me know if there is anything further I can do to assist in this process.

Sincerely,

[Your Name]

Itulah penjelasan lengkap mengenai surat resign atau surat pengunduran diri karyawan. Ada beberapa hal penting yang perlu Anda perhatikan sebelum membuat surat resign. Jangan lupa untuk sampaikan surat resign tersebut kepada atasan dan HRD Anda di perusahaan lama. Anda bisa mengikuti contoh surat resign di atas. Semoga bermanfaat.

(seo)